8 regras de ouro para não errar nas reuniões remotas de trabalho

Depois de quase dois anos de reuniões remotas, a ferramenta foi incorporada por profissionais e empresas, mesmo na volta do trabalho presencial ou híbrido.

Analistas de carreira dizem que a falta de conhecimento ou cuidado nas reuniões remotas eram toleradas em quase todo tipo de trabalho antes da pandemia. Mas que agora, com o aumento de sua importância e prevalência, deslizes passam a contar pontos (negativos) na avaliação e desenvolvimento profissional.

As regras da etiqueta profissional para as chamadas webconferências são simples. Exigem, antes de tudo, a consciência do usuário de que a distância física não faz do encontro de trabalho um momento particular e doméstico. E que mesmo em reuniões menos formais, é preciso seguir protocolos de comunicação verbal e não verbal.

Especialista em etiqueta empresarial, Cláudia Matarazzo ensina que regras como olhar nos olhos e não checar mensagens no celular quando se está reunido valem, por exemplo, tanto para as reuniões presenciais como para as remotas.

Mesmo que as telas dos outros participantes apareçam fechadas, isso não quer dizer que eles não estejam reparando no quanto de atenção você está dando ao encontro.

Conheça 8 regras para não fazer feio em reuniões remotas

1. Reserve alguns minutos para preparar o local de onde você vai participar. Verifique se o ambiente está organizado e se tem à mão o que precisa para sua participação na conversa. Tentar esconder a bagunça doméstica durante a reunião fará você perder o foco e pode ainda constrager a equipe, o chefe ou o cliente.

2. Evite fechar a câmera. Esse é um recurso para momentos de apresentação. Em momentos de diálogo o retângulo preto ou a foto estática limitam a comunicação à voz e tiram os sinais dos momentos em que se pode falar sem interromper a colocação de alguém. Pessoas que nunca “dão as caras” em webconferências passam a ideia de que estão ocupadas com outras tarefas e desatentas, portanto, à reunião.

3. Se atrasar, desculpe-se pelo chat, em vez de interromper o que está em curso com o pedido. Em uma reunião com muitas pessoas, esse hábito pode representar uma fatia de tempo importante dos participantes pontuais e quebrar o fluxo da conversa.

4. Água, café e chás são amigos das reuniões, pois a fala mais longa resseca a boca, o que prejudica a dicção. Já comer não é recomendado. Tente se alimentar e lembre de higienize os dentes antes de se conectar.

5. Gravata e salto alto costumam ser dispensáveis em reuniões feitas de casa. Cláudia Matarazzo lembra, porém, que ainda se espera uma apresentação minimamente formal em encontros profissionais. Barba feita ou bem aparada para homens e maquiagem leve para mulheres, recomenda a especialista.

6. A maior parte dos aplicativos oferece a possibilidade de o usuário ver a própria tela durante a reunião. Os especialistas não recomendam o dispositivo, porque tira o foco do assunto para a própria imagem. Arrume em sua aparência o que achar importante para se sentir bem antes da reunião, nunca durante ela.

7. Tire o som de notificações de todos os gadgets do ambiente e fique atento aos ruídos externos que possam atrapalhar a comunicação. Para evitar essa interferência, existe a possibilidade de tirar o som. É importante, porém, sair do modo “mudo” quando for a sua vez de falar.

8. Procure um ambiente em que possa se afastar de demandas domésticas. Avisos na porta sobre os horários em que estará em reunião ajudam e devem deixar claro que nessa janela de tempo você não estará disponível.